Die ERP-Zeitpläne, die Ihnen im Vertriebsgespräch gezeigt werden, sind meistens eine gerade Linie. Die echten sind das nicht. Für einen Fertigungsbetrieb mit rund zwanzig Leuten kann die Arbeit in einem Monat fertig sein, oder sie läuft über sechs, und der Unterschied hat in der Regel nichts mit der Software zu tun. Er hat mit dem Zustand Ihrer Daten zu tun und damit, wie viel von Ihrer eigenen Zeit Sie dafür freimachen können.

Hier ist der Verlauf des Projekts, Phase für Phase, mit den Stellen, an denen es schiefgeht.

Phase eins und zwei: Analyse, dann ein Angebot, über das Sie streiten können

Es beginnt mit Gesprächen und Fragebögen. Der Zweck ist, aufzuschreiben, was Sie tatsächlich tun, welche Module Sie brauchen und welche Abläufe tragend sind. Nicht die Abläufe, die im Qualitätshandbuch an der Wand hängen, sondern die, denen die Leute wirklich folgen.

Daraus entsteht ein Einführungsplan mit Zeitplan und Angebot. Wenn das Angebot so klingt, als hätte es für jeden Betrieb geschrieben werden können, war die Analyse zu flach und Sie sollten es zurückgeben. Ein Zerspanungsbetrieb mit zwanzig Leuten und ein Montagebetrieb mit zwanzig Leuten brauchen unterschiedliche Einrichtungen, und dieser Unterschied sollte schriftlich sichtbar sein, bevor irgendwer unterschreibt.

Phase drei: Vertrag, dann beginnt die Einrichtung

Mit der Unterschrift steht die Modulliste fest und der Plan für die Schnittstellen wird festgeschrieben. Die Einrichtung startet hier.

Das ist auch der Moment, ehrlich über den Umfang zu sprechen. Jede Anpassung, die Sie später dazunehmen, wird gesondert angeboten und kostet Sie Kalenderzeit, nicht nur Geld. Wenn Sie wissen, dass Sie etwas Ungewöhnliches brauchen, gehört es in diese Phase und nicht in Monat vier.

Phase vier: Datenmigration, die über Ihren Zeitplan entscheidet

Das ist der schwierigste und oft der längste Teil des Projekts. Nicht manchmal. Meistens.

Sie exportieren Ihre Daten aus dem alten ERP- oder Buchhaltungssystem, am besten als CSV oder Excel. Vorher wird eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben. Dann beginnt die Zuordnung: Ihre Felder auf die neuen, Feld für Feld entschieden, getestet und gemeinsam mit Ihnen nachgezogen, bis das Ergebnis stimmt.

Schwierig ist daran nie der Export-Knopf. Schwierig ist, was im Export drinsteht. Zwanzig Jahre Artikelnummern in drei verschiedenen Systematiken. Kunden, die doppelt angelegt sind. Bestände, die seit einer Inventur falsch sind, der niemand getraut hat. Stücklisten, die in einer Tabelle auf einem einzelnen Notebook liegen und nicht im alten System.

Nichts davon ist ungewöhnlich, und nichts davon ist ein Grund, den Start zu verschieben. Aber es heißt, dass die Aufräumarbeit echte Arbeit ist, und sie kann nur von Ihren Leuten erledigt werden, weil nur Ihre Leute wissen, welcher der beiden Kundendatensätze der aktive ist.

Wenn Sie einen einzigen Hebel auf den Zeitplan wollen, dann ist es dieser. Saubere Exporte verkürzen ein Projekt stärker als jede andere Entscheidung, die Sie treffen können.

Phase fünf: Test auf einer Kopie

Einrichtung und migrierte Daten gehen in eine Testumgebung, also in eine getrennte Kopie des Systems und nicht in Ihr Produktivsystem. Dort wird geprüft.

Prüfen heißt, dass Ihre Leute ihre echte Arbeit durchspielen. Nehmen Sie die Aufträge des letzten Monats und schicken Sie sie durch das neue System. Kalkulieren Sie ein Angebot. Buchen Sie einen Wareneingang. Fehler, die in der Testumgebung gefunden werden, sind billig. Dieselben Fehler in der ersten Woche im Produktivbetrieb kosten Sie Glaubwürdigkeit im Haus, und die ist schwerer zurückzuholen als ein Arbeitstag.

Phase sechs: Schulung für Leute, die schon einen vollen Job haben

Geschult wird in Webinaren und Workshops, online oder vor Ort, und zwar in Stufen von den Grundlagen zu den weiteren Funktionen, statt in einem erschöpfenden Block. Es gibt eingebaute Dokumentation und Anleitungen, und der Zugang zum Schulungsmaterial bleibt auch nach dem Go live bestehen, damit die Person, die Sie im März nächsten Jahres einstellen, nicht alleine dasteht.

Die realistische Grenze ist hier die Aufmerksamkeit. Ihr Produktionsplaner nimmt an einem Tag, an dem eine Maschine steht, keine vier Stunden Schulung auf. Planen Sie die Termine so ein, wie Sie eine Wartung einplanen, mit wirklich geschützter Zeit.

Phase sieben: Go live

Das Go live ist ein Datum und kein Ereignis. Wenn Phase vier und fünf ordentlich gemacht wurden, ist es ein ruhiger Tag.

Eine Aufteilung ist eine Überlegung wert. Die Einführung kann in Stufen laufen, mit den Kernfunktionen zuerst und weiteren Modulen oder Schnittstellen danach. Für einen Betrieb dieser Größe ist das oft der ruhigere Weg, weil weniger gleichzeitig gelernt werden muss.

Phase acht: die erste Woche

Die erste Woche nach dem Start wird verstärkt begleitet, mit aktiver Beobachtung, mit Problemen, die behoben werden, sobald sie auftauchen, und mit zusätzlicher Schulung dort, wo sie sich als nötig erweist. Rechnen Sie damit, dass etwas gefunden wird. Das ist bei allen so. Die Fragen der ersten Woche betreffen meist Gewohnheiten und nicht die Software, und sie sind eine sorgfältige Antwort wert, weil sich in dieser Zeit die neue Arbeitsweise festsetzt.

Wo die Schnittstellen hineinpassen

Schnittstellen haben ihre eigene Uhr und sollten gesondert geplant werden. Eine einfache liegt im Bereich einer Woche. Eine komplexe bei einem bis zwei Monaten oder mehr. Daten aus CNC-Maschinen, Omron SPS, Universal Robots oder anderen IoT-Geräten zu lesen, liegt am aufwendigeren Ende, weil die Arbeit von Ihrer Anlage abhängt.

Die Feldzuordnung zwischen den Systemen machen wir, danach wird sie gemeinsam mit Ihnen getestet und nachgezogen. Nach dem Start gibt es einen Monat freie Fehlerbehebung, danach fällt die Wartung der Schnittstelle unter ein Support-Paket oder unter eine eigene Vereinbarung, und Meldungen laufen über das Ticketsystem.

Wenn eine Schnittstelle für Tag eins nicht kritisch ist, lassen Sie sie nach dem Go live folgen. Eine Maschinenanbindung und einen neuen Lagerprozess in derselben Woche landen zu wollen, ist der Weg, auf dem ein gutes Projekt intern einen schlechten Ruf bekommt.

Was Sie selbst beitragen müssen

Dieser Teil wird am häufigsten unterschätzt. Sie müssen bereitstellen:

Exporte Ihrer bestehenden Daten aus dem alten ERP- oder Buchhaltungssystem.
Eine Beschreibung Ihrer internen Abläufe, auch wenn sie grob ist.
Namentlich benannte Personen aus dem Betrieb, die wirklich mitarbeiten und nicht nur auf einer Liste stehen.
Zugang zu jedem System, das angebunden werden soll.

Holen Sie die Geschäftsführung und Schlüsselpersonen aus mehr als einer Abteilung dazu und benennen Sie einen internen Projektkoordinator. Einen Namen, mit der Zeit, es zu tun. Projekte ohne diese Person scheitern nicht dramatisch, sie treiben nur vor sich hin, weil jede Entscheidung auf den nächsten Termin wartet.

Woran es tatsächlich spät wird

Vier Dinge, etwa in dieser Reihenfolge:

Komplexe Datenmigrationen.
Zu wenig interne Kapazität auf Ihrer Seite.
Datenexporte, die nicht ordentlich vorbereitet wurden.
Zusätzliche Anpassungen, die mitten im Projekt auftauchen.

Drei dieser vier Punkte liegen beim Kunden. Das ist keine Klage, das ist der nützliche Teil der Information. Die Variablen, die Sie steuern, sind genau die, die den Termin bewegen.

Also, ein Monat oder sechs

Ein kleinerer Betrieb kann in einem Monat fertig sein. Ein größerer oder komplexerer kann ein halbes Jahr oder länger brauchen. Ein Fertigungsbetrieb mit zwanzig Leuten, ordentlichen Daten, einem benannten Koordinator und ohne exotische Schnittstelle liegt am kurzen Ende dieser Bandbreite. Derselbe Betrieb mit seinen Stücklisten in einer Tabelle und ohne freie Leute bis nach der Sommerpause liegt woanders, und daran ändert keine Softwareentscheidung etwas. Gut zu wissen, bevor Sie anfangen, und nicht erst in Monat drei.

Wie eine ERP-Einführung in einem Fertigungsbetrieb mit 20 Leuten wirklich abläuft